1. INTRODUZIONE
Il presente documento definisce i valori ed i principi di condotta rilevanti per Solmec S.p.A. ai fini del buon funzionamento, dell'affidabilità, del rispetto di leggi e regolamenti nonché della reputazione di Solmec.
Esso contiene l'insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità di Solmec nei confronti delle parti interessate interne ed esterne alla Società (dipendenti, fornitori, clienti, Pubblica Amministrazione, azionisti, ecc.), al di là e indipendentemente da quanto previsto a livello normativo.
1.1 Visione etica di Solmec
La filosofia di Solmec è quella di uno sviluppo aziendale sostenibile in termini economici-sociali-ambientali. Ciò implica essere competitivi, essere innovativi, creare valore, non solo attraverso l’efficienza della produzione, ma anche attraverso la continua soddisfazione dei bisogni dei clienti, grazie al continuo sviluppo dei prodotti, l’impegno sociale, il rispetto etico verso ogni interlocutore interno ed esterno, la salvaguardia dell’ambiente e l’attenzione per il territorio circostante.
La buona reputazione è una risorsa immateriale essenziale per Solmec. All’esterno essa favorisce l’approvazione sociale, l’attrazione delle migliori risorse umane, la soddisfazione del mercato e degli enti con i quali opera, l'equilibrio con i fornitori e l’affidabilità verso i terzi in genere.
All'interno, essa consente di prendere ed attuare le decisioni senza contrasti e di organizzare il lavoro limitando i controlli burocratici.
Questo codice è pertanto improntato a un ideale di cooperazione orientato alla tutela del reciproco rispetto e vantaggio delle parti coinvolte.
Solmec richiede perciò a tutte le parti interessate con le quali è in relazione di agire secondo principi e regole ispirate ad un analogo ideale di condotta etica.
1.2 Ambito di applicazione del codice e sistema disciplinare
Tutti i soggetti che operano per il conseguimento degli obiettivi aziendali di Solmec, siano essi soggetti in posizione apicale, quali amministratori, sindaci, revisori o soggetti con funzioni di direzione, oppure dipendenti, collaboratori e consulenti esterni, fornitori e partner commerciali, sono tenuti senza eccezione all'osservanza del presente Codice Etico nella conduzione degli affari e delle attività aziendali.
La Società, durante lo svolgimento dell’attività, intende rispettare le leggi e le normative vigenti orientando le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni richiamati nel Codice Etico e, in nessun caso, il perseguimento di un interesse o di un vantaggio per la stessa può giustificare un comportamento non corretto.
Ogni comportamento contrario alla lettera e allo spirito del Codice Etico sarà sanzionato in modo proporzionato alla gravità delle eventuali infrazioni commesse, in conformità con quanto previsto dal sistema disciplinare definito dal Modello Organizzativo, di cui il Codice Etico è parte integrante. Le infrazioni da parte di soggetti terzi saranno sanzionate secondo i criteri indicati nelle specifiche clausole contrattuali che devono essere previste.
2. PRINCIPI E CRITERI DI CONDOTTA GENERALI
2.1 Legalità, onestà, integrità morale, correttezza, trasparenza e obiettività
Nello svolgimento delle attività e nelle relazioni di qualunque tipo e natura, tutti coloro che lavorano con e per Solmec sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti ed i regolamenti dei Paesi in cui si svolge l'attività aziendale, nonché il Codice Etico ed i regolamenti interni. Essi devono avere un comportamento improntato al rispetto dei principi fondamentali di onestà, integrità morale, collaborazione, correttezza, trasparenza, obiettività e rispetto della personalità individuale nel perseguimento degli obiettivi aziendali e in tutti i rapporti con persone ed enti interni ed esterni alla Società.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse di Solmec può giustificare un operato non conforme ad una linea di condotta onesta. Pertanto Solmec non intraprenderà né proseguirà alcun tipo di rapporto con chiunque adotti comportamenti difformi da quanto stabilito in questo specifico punto del Codice Etico.
2.2 Non discriminazione
Va evitata ogni forma di discriminazione ed in particolare qualsiasi discriminazione basata su razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamenti sessuali, opinioni politiche o sindacali, indirizzi filosofici o convinzioni religiose verso qualunque soggetto interno ed esterno al Gruppo.
2.3 Valore delle risorse umane
Solmec tutela e promuove il valore e lo sviluppo delle risorse umane, in quanto importante fattore di successo, allo scopo di massimizzarne il grado di soddisfazione ed accrescerne il patrimonio di competenze possedute.
Nella gestione dei rapporti che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Solmec richiede che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, vietando ogni comportamento che possa essere ritenuto lesivo della dignità ed autonomia del dipendente.
2.4 Controllo e rintracciabilità di operazioni e transazioni
Ogni operazione e transazione deve essere correttamente eseguita, registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Ciò significa che ciascuna azione ed operazione deve avere una registrazione adeguata e deve essere supportata da idonea documentazione, al fine di poter procedere in ogni momento all’effettuazione di controlli che ne attestino le caratteristiche e le motivazioni ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.
2.5 Comunicazione verso l'esterno
La comunicazione di Solmec deve essere improntata al rispetto del diritto all'informazione; in nessun caso è permesso di divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione deve rispettare le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale e deve essere realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività.
2.6 Trasparenza e completezza dell'informazione
I collaboratori di Solmec sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, atte a consentire all’insieme delle parti interessate di giungere, nello sviluppo dei rapporti che vengono instaurati, a decisioni autonome e consapevoli.
In particolare, nella formulazione di qualunque forma di accordo, Solmec avrà cura di specificare al contraente, in modo chiaro e comprensibile, i comportamenti da tenere nello svolgimento del rapporto instaurato.
2.7 Riservatezza e trattamento delle informazioni
Solmec assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. I collaboratori di Solmec sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività e a non trattare le stesse informazioni in modo difforme a quanto previsto dalle autorizzazioni ricevute e dalle procedure aziendali stabilite.
Tutte le informazioni delle parti interessate devono essere trattate da Solmec nel pieno rispetto delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati personali.
2.8 Qualità dei prodotti e delle forniture
Solmec orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti oltre che all’apprezzamento della collettività in cui opera.
Per questo motivo Solmec sviluppa le proprie attività secondo elevati standard di qualità.
2.9 Concorrenza leale
Solmec intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e predatori che possano comportare il realizzarsi dei reati contro l’industria e il commercio previsti dall’art 25 bis del D.Lgs.231/2001.
2.10 Correttezza nei casi di conflitto di interesse
Nella conduzione di qualsiasi attività, da parte dei dipendenti, dei membri degli organi sociali e, in genere, di tutti coloro che operano in nome e per conto di Solmec, devono essere evitate situazioni nelle quali i soggetti coinvolti nelle operazioni e transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Deve essere evitata ogni situazione che possa interferire con la capacità della Società di assumere decisioni imparziali.
I soggetti che si trovino in una situazione di conflitto d’interessi, anche solo potenziale, devono darne immediata notizia al proprio diretto responsabile o al CDA, nel caso in cui si tratti di soggetti in posizione apicale, che valuterà il comportamento da adottare.
2.11 Omaggi e regalie
Verso tutte le parti interessate non è ammessa alcuna forma di omaggio, regalia, promessa di benefici futuri che possa essere, anche solo indirettamente, interpretata come eccedente le normali manifestazioni di cortesia ammesse nella prassi commerciale, o comunque mirate ad ottenere trattamenti di favore nella conduzione degli affari.
Tale condotta è particolarmente richiesta nello svolgimento di rapporti con funzionari pubblici italiani ed esteri, loro parenti e affini.
Le uniche forme di cortesia ammesse devono rientrare nel concetto di modico valore ed essere finalizzate a promuovere l’immagine di Solmec o iniziative da questa promosse: le stesse devono comunque essere autorizzate dalla direzione e supportate da idonea documentazione.
Le stesse regole risultano applicabili a omaggi e regalie ricevute da dipendenti, dirigenti o amministratori di Solmec
2.12 Responsabilità verso la collettività
Solmec è consapevole dell’influenza che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, nonché dell’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.
Per questo motivo Solmec intende condurre le attività finalizzate al conseguimento dell’oggetto sociale in funzione dell’apprezzamento sociale, nel rispetto delle comunità locali, nazionali ed internazionali con cui interagisce.
3. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON IL PERSONALE
3.1 Selezione del personale
La valutazione delle candidature deve essere effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati alle esigenze ed ai requisiti aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Solmec evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri dipendenti e adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo.
Le informazioni richieste ai candidati sia nazionali che stranieri devono essere strettamente collegate alla verifica del profilo professionale e psicoattitudinale del singolo, nonché alla verifica del rispetto delle normative nazionali ed internazionali e dell'idoneità in relazione alla prevenzione dei reati di cui al D.Lgs.231/01, sempre in conformità ai principi di non discriminazione e di tutela dei dati personali, definiti nel presente Codice Etico e previsti dalla legge.
3.2 Costituzione del rapporto di lavoro
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare o di "lavoro nero".
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni dipendente deve ricevere accurate informazioni relative a:
- caratteristiche della funzione di appartenenza, responsabilità del proprio ruolo e mansioni da svolgere;
- elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro;
- norme e procedure contenute nel codice etico, nel Modello Organizzativo di Gestione e Controllo e in tutti i vari regolamenti aziendali adottati da Solmec al fine di evitare comportamenti contrari a norme di legge e alle politiche aziendali.
Tali informazioni sono presentate al dipendente in modo che l’accettazione dell'incarico sia basata su un’effettiva comprensione.
3.3 Gestione del dipendente
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei dipendenti richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.
È assicurato il coinvolgimento dei dipendenti nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali.
Il dipendente deve partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione e indipendenza di giudizio.
La gestione del dipendente deve essere svolta nel rispetto dei sistemi e attraverso l'utilizzo degli strumenti forniti dalla direzione.
3.4 Valorizzazione e formazione delle risorse
Ogni responsabile aziendale deve utilizzare e valorizzare pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri dipendenti.
Viene, inoltre, svolta una formazione istituzionale erogata in determinati momenti della vita aziendale del dipendente (ad esempio, per i neoassunti, formazione relativa alla sicurezza sul lavoro, al D. Lgs. 231/01 ed alla relativa prevenzione dei rischi) e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo.
3.5 Diritti del lavoratore: salute e sicurezza sul lavoro tutela ambiente
Solmec si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sul lavoro sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
A tal fine realizza interventi di natura tecnica e organizzativa, attraverso l’introduzione di:
- un sistema integrato di gestione dei rischi, della sicurezza, delle risorse da proteggere;
- controllo ed aggiornamento delle metodologie di lavoro;
- interventi formativi e di comunicazione.
Solmec si impegna, inoltre, a definire e consolidare una politica aziendale volta alla tutela dell’ambiente circostante sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti socialmente responsabili da parte di tutti i collaboratori.
Per raggiungere tale obiettivo, Solmec programma le proprie attività ricercando un equilibrio tra le proprie iniziative economiche e le esigenze ambientali, nel rispetto delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili, prestando la massima collaborazione con le Autorità pubbliche preposte alla verifica, sorveglianza e tutela dell’ambiente.
La società, inoltre, pone in essere interventi di natura tecnica e organizzativa, attraverso l’introduzione di:
- individuazione di persone e ruoli di riferimento in materia ambientale,
- programmazione degli interventi informativi e formativi,
- monitoraggio e sorveglianza dell’attività svolta.
3.6 Diritti del lavoratore: tutela della privacy
La privacy del dipendente è tutelata adottando standard che specificano la tipologia delle informazioni da richiedere al dipendente e le relative modalità di trattamento e conservazione.
È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, preferenze, gusti personali e, in generale, informazioni dei collaboratori non attinenti alle finalità di selezione del personale e gestione del rapporto di lavoro secondo i criteri indicati nel presente Codice Etico. Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare o diffondere i dati personali senza previo consenso dell'interessato.
3.7 Diritti del lavoratore: tutela della persona
Solmec si impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona.
Per questo motivo non sono tollerati atti di violenza fisica o psicologica, molestie sessuali, qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze.
Il dipendente che ritenga di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all’età, al sesso, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose etc., può segnalare l’accaduto all'Organismo di Vigilanza che valuterà la violazione del Codice Etico.
3.8 Doveri del lavoratore: criteri generali di condotta
Il dipendente deve agire lealmente, nell’osservanza degli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro, di quanto previsto dal Codice Etico, dal Modello Organizzativo di Gestione e Controllo redatto ai sensi del D.Lgs.231/2001 e dai regolamenti aziendali, assicurando elevati standard delle prestazioni rese.
Il dipendente dovrà evitare qualunque azione o comportamento atto a porre in essere uno dei qualsiasi reati previsti dall’art. 25 quinquies del D.lgs. 231/2001 (Delitti contro la personalità individuale) e più in generale dovrà assolutamente evitare comportamenti tali da danneggiare i beni della Società, la gestione aziendale, il rapporto con le parti interessate e l’immagine di Solmec.
Tutte le attività devono essere ispirate alla massima correttezza dal punto di vista della gestione, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e verità nei riscontri contabili, secondo le norme vigenti e le procedure aziendali e devono essere assoggettabili a verifica.
E’ vietato sollecitare o accettare, per sé o per altri, raccomandazioni, trattamenti di favore, doni o altra utilità da parte dei soggetti con i quali si entra in relazione, evitando di ricevere benefici di ogni genere che possano essere o apparire tali da influenzare la propria indipendenza di giudizio o imparzialità.
3.9 Doveri del lavoratore: salute, sicurezza e tutela dell’ ambiente
Tutti i dipendenti/collaboratori di Solmec sono tenuti ad osservare la normativa ed i regolamenti e le disposizioni comunque impartite dalla società al fine di tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori nei luoghi di lavoro e di rispettare la normativa sulla tutela dell’ambiente.
In particolare i dipendenti si impegnano a rispettare le direttive in materia di utilizzo dpi e di raccolta differenziata dei rifiuti.
3.10 Doveri del lavoratore: conflitto di interessi
Tutti i collaboratori di Solmec sono tenuti a evitare situazioni da cui possano scaturire conflitti di interessi (es. cointeressenze con fornitori o clienti) e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
Nel caso in cui si manifesti anche solo l'apparenza di un conflitto di interessi il dipendente è tenuto a darne comunicazione al proprio diretto responsabile, il quale deve informare la direzione per valutarne l'effettiva presenza.
3.11 Doveri del lavoratore: utilizzo dei beni aziendali
Ogni dipendente è tenuto a operare con diligenza per tutelare i beni aziendali nonché impedirne l’uso fraudolento o improprio, attraverso comportamenti responsabili e in linea con gli obiettivi e le norme operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego.
L’utilizzo degli strumenti aziendali da parte dei dipendenti deve essere funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attività lavorative o agli scopi autorizzati dalle funzioni interne preposte.
Solmec si riserva il diritto di impedire utilizzi impropri e/o illeciti dei propri beni e infrastrutture attraverso l’impiego di opportuni sistemi di controllo.
3.12 Doveri del lavoratore: gestione delle informazioni
Il dipendente deve conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche e dalle norme aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.
Le informazioni acquisite nello svolgimento delle attività assegnate devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all’interno, sia all’esterno della Società, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali.
Ogni dipendente è tenuto ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
3.13 Doveri del lavoratore: falsità in monete
E’ vietato falsificare, detenere, spendere o comunque mettere in circolazione banconote, monete, carte di pubblico credito, valori di bollo contraffatti o alterati. Chi riceve banconote o monete o carte di pubblico credito sospette di falsità o rubate deve informare il proprio diretto responsabile, affinché provveda all’opportuna denuncia.
E’ inoltre assolutamente vietato:
- contraffarre, alterare marchi e segni distintivi nazionali o esteri di prodotti industriali di proprietà altrui;
- fare uso di marchi e segni distintivi contraffatti;
- introdurre nel territorio dello Stato e nel commercio prodotti industriali con segni distintivi contraffatti o alterati al fine di trarne profitto.
3.14 Doveri del lavoratore: diritti d’autore
E’ vietata la divulgazione a terzi di programmi e/o banche dati di proprietà Solmec e non, protette dal diritto d’autore.
3.15 Doveri del lavoratore: obblighi di informazione
E’ fatto obbligo di segnalare al responsabile dell’unità organizzativa di appartenenza eventuali situazioni anomale o istruzioni ricevute contrastanti con la legge, con il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo aziendale ai sensi del D.Lgs. 231/2001, con il contenuto dei contratti di lavoro, con la normativa interna o con il presente Codice Etico. Qualora l’ordine ritenuto illegittimo sia impartito da detto responsabile, la segnalazione va indirizzata all’Organismo di Vigilanza senza ritardo.
4. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON CLIENTI E FORNITORI
4.1 Attivazione e mantenimento delle relazioni commerciali
Nell’avviare relazioni commerciali con nuovi clienti e/o fornitori e nella gestione di quelle già in essere, è fatto divieto, sulla base delle informazioni pubbliche e/o disponibili nel rispetto delle normative vigenti, di instaurare e mantenere rapporti:
- con soggetti implicati in attività illecite, in particolare connesse ai reati previsti dall’art. 25 Ter (Criminalità organizzata), 25 quater (Terrorismo) e 25 octies (Ricettazione e Riciclaggio) e dall’art.10 e 146/2006 (Reati Transnazionali) del D. Lgs.231/2001 e, comunque, con soggetti privi dei necessari requisiti di serietà ed affidabilità commerciale;
- con soggetti che, anche in modo indiretto, ostacolano lo sviluppo umano e contribuiscono a non rispettare la dignità umana e la personalità individuale e/o a violare i diritti fondamentali della persona (ad es. sfruttando il lavoro minorile, favorendo il traffico di migranti ovvero il turismo sessuale, ecc.);
- con soggetti che non si impegnino formalmente con Solmec - ad esempio in ambito contrattuale - a rispettare la normativa di legge vigente in materia di lavoro - con particolare attenzione al lavoro minorile - e di salute e sicurezza dei lavoratori, nonché in generale tutti i principi previsti dal presente Codice Etico.
E' fatto infine divieto di:
- effettuare in favore di partner prestazioni che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto associativo costituito con gli stessi;
- riconoscere compensi in favore di collaboratori esterni che non trovino adeguata giustificazione nelle caratteristiche dell’incarico da svolgere.
4.2 Rapporti con i clienti
La professionalità, la competenza, la disponibilità, il rispetto e la correttezza rappresentano i principi guida e lo stile di comportamento da seguire nei rapporti con i clienti.
Per tutelare l'immagine e la reputazione dell'azienda è indispensabile che i rapporti con i clienti siano improntati:
- alla piena trasparenza e correttezza;
- al rispetto della legge;
- all’indipendenza nei confronti di ogni forma di condizionamento, sia interno che esterno.
4.3 Contratti e comunicazioni ai clienti
I contratti e le comunicazioni alla clientela devono essere:
- chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori;
- conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
- conformi alle politiche commerciali aziendali ed ai parametri in esse definiti;
- completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente.
Scopi e destinatari delle comunicazioni devono determinare, di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più idonei alla trasmissione dei contenuti impegnandosi a non utilizzare strumenti pubblicitari ingannevoli o non veritieri.
4.4 Rapporti con i fornitori
Ogni acquisto in favore della Società deve essere condotto con lealtà, integrità, riservatezza, diligenza, professionalità e obiettività di giudizio, da personale qualificato che si assume la responsabilità delle proprie valutazioni e dei propri giudizi, assicurando nell’attività di acquisto l’osservanza di tutte le disposizioni normative rilevanti.
I soggetti responsabili e addetti al processo di acquisto:
- sono tenuti al rispetto dei principi di imparzialità ed indipendenza nell’esercizio dei compiti e delle funzioni affidate, operando sulla base dell'adozione di criteri oggettivi e documentabili;
- devono mantenersi liberi da obblighi personali verso i fornitori; eventuali rapporti personali dei dipendenti e/o consulenti con i fornitori devono essere segnalati alla direzione di appartenenza prima di ogni trattativa;
- devono mantenere i rapporti e condurre le trattative con i fornitori in modo da creare una solida base per relazioni reciprocamente convenienti e di durata adeguata, nell’interesse della società;
- sono tenuti tassativamente a segnalare immediatamente all'Organismo di Vigilanza qualsiasi tentativo o caso di alterazione dei normali rapporti commerciali;
- non devono offrire beni o servizi, in particolare sotto forma di regali, a personale di altre società o enti per ottenere informazioni riservate o benefici diretti o indiretti rilevanti, per sé o per l'azienda, fermo restando quanto previsto dalle disposizioni generali del presente Codice Etico;
- non devono accettare beni o servizi da soggetti esterni o interni a fronte del rilascio di notizie riservate o dell’avvio di azioni o comportamenti volti a favorire tali soggetti, anche nel caso non vi siano ripercussioni dirette per la società.
4.5 Trasparenza ed efficienza del processo di acquisto
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, deve essere garantita nelle procedure aziendali:
- un’adeguata ricostruibilità delle scelte adottate;
- la conservazione delle informazioni nonché di tutti i documenti rilevanti nella gestione del rapporto.
4.6 Clausole contrattuali relative ai comportamenti etici nelle forniture
Le violazioni di principi stabiliti dal Codice Etico comportano meccanismi sanzionatori. A tal fine, nel corpo dei singoli contratti, devono essere previste apposite clausole finalizzate a garantire il rispetto del Codice Etico nell'ambito delle forniture.
5. CRITERI DI CONDOTTA NEI RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
5.1 Ambito di riferimento
Ai fini del presente Codice Etico, per Pubblica Amministrazione si deve intendere, oltre a qualsiasi ente pubblico, altresì, qualsiasi agenzia amministrativa indipendente, persona, fisica o giuridica, che agisce in qualità di pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio ovvero in qualità di membro di organo delle Comunità europee o di funzionario delle Comunità europee o di funzionario di Stato estero.
Sempre ai sensi del presente Codice Etico, nella definizione di ente pubblico sono compresi quei soggetti privati che, per ragioni preminenti di ordine politico- economico, adempiono ad una funzione pubblicistica posta a presidio della tutela di interessi generali, come gli enti gestori dei mercati regolamentati.
5.2 Regole di condotta generale
E’ fatto divieto di porre in essere i comportamenti sanzionati dagli art. 24 e 25 del D.Lgs. 231/2001 relativamente ai reati di concussione, corruzione, istigazione alla corruzione, malversazione, truffa, indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato, peculato e frode informatica.
Di seguito si riportano regole di condotta specifiche.
5.3 Regole di condotta relative ai rischi di corruzione e concussione
Non è ammesso, né direttamente, né indirettamente, né per il tramite di interposta persona, offrire o promettere denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione ovvero a soggetti incaricati di pubblico servizio ovvero a loro parenti o conviventi allo scopo di indurre al compimento di un atto d’ufficio o contrario ai doveri d’ufficio, dovendosi ritenere tale anche lo scopo di favorire o danneggiare una parte in un processo civile, penale o amministrativo al fine di arrecare un vantaggio diretto o indiretto all'azienda.
Inoltre, chi riceve richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di soggetti della Pubblica Amministrazione, come sopra definiti, dovrà immediatamente:
- sospendere ogni rapporto con essi;
- informare per iscritto l'Organismo di Vigilanza ed il proprio responsabile aziendale.
Le prescrizioni indicate nei precedenti punti non devono essere eluse ricorrendo a forme diverse di aiuti e contribuzioni che, sotto la veste di incarichi, consulenze, pubblicità, ecc., abbiano analoghe finalità di quelle vietate negli stessi punti.
5.4 Correttezza nei rapporti commerciali con la PA
Pur essendo infrequente per il business di Solmec la fornitura dei propri prodotti e/o servizi alla Pubblica Amministrazione, nel caso si instaurino rapporti commerciali con la stessa, compresa la partecipazione a gare pubbliche, è necessario operare sempre nel rispetto della legge e della corretta prassi commerciale.
In particolare non dovranno essere intraprese, direttamente o indirettamente, le seguenti azioni:
- esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della PA e/o il loro diretto superiore o parti a loro correlate a titolo personale;
- offrire o in alcun modo fornire omaggi;
- sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
Nel corso di procedimenti di natura ispettiva o autorizzativi condotti dalla Pubblica Amministrazione, Solmec, per quanto possibile, eviterà di essere rappresentata da un’unica persona fisica, sul presupposto che la pluralità di soggetti consenta di minimizzare il rischio di rapporti interpersonali non coerenti con il rispetto della legge.
Qualora la Società utilizzi un consulente per essere rappresentata o ricevere assistenza tecnico-amministrativa nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, nei confronti di tali soggetti e del loro personale si applicano le stesse direttive valide per i dipendenti della società. Inoltre, nella scelta di detti consulenti, Solmec privilegiando criteri di professionalità e correttezza, si impegna a monitorare quei soggetti che eventualmente dichiarino di avere rapporti con dipendenti della Pubblica Amministrazione, anche indirettamente per interposta persona o vincoli di stretta parentela.
5.5 Condotta relativa alle dichiarazioni e attestazioni verso la Pubblica Amministrazione
Non è consentito utilizzare o presentare dichiarazioni o documenti falsi o attestanti cose non vere, ovvero omettere informazioni per conseguire, a vantaggio o nell’interesse dell'azienda, contributi, finanziamenti o altre erogazioni comunque denominate concesse dallo Stato, da un Ente Pubblico o dall’Unione Europea.
E’ vietato indurre chiunque in errore con artifizi o raggiri per procurare alla Società un ingiusto profitto con altrui danno.
Il “profitto ingiusto” può essere diretto o indiretto e comprendere, oltre ai contributi, finanziamenti e altre erogazioni concesse dallo Stato, da un ente pubblico e dall’Unione Europea, anche concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti amministrativi.
In caso di procedimento giurisdizionale che veda coinvolta Solmec viene fatto espresso divieto di porre in essere qualsiasi azione o comportamento atto ad incorrere nel reato di cui all’art. 25 decies D.lgs. 231/2001 (Dichiarazioni mendaci).
5.6 Utilizzo di contributi e finanziamenti ricevuti
E’ fatto divieto di utilizzare contributi, finanziamenti, o altre erogazioni comunque denominate, concesse alla società dallo Stato, da un Ente Pubblico o dall’Unione Europea, per scopi diversi da quelli per i quali gli stessi sono stati assegnati.
5.7 Dati e sistemi informatici che sono in relazione con la Pubblica Amministrazione
E’ vietato alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico o intervenire illegalmente con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi in esso contenuti o ad esso pertinenti, al fine di conseguire un ingiusto profitto con altrui danno. Il divieto è rafforzato se ad essere danneggiato è lo Stato o un ente pubblico.
6. CRITERI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ E CON LE ISTITUZIONI
6.1 Politica sociale
Solmec persegue obiettivi coerenti con quelli di sviluppo della collettività e del contesto ambientale in cui opera.
Tale condizione trova fondamento nella consapevolezza che la soddisfazione della collettività rappresenta una delle finalità di Solmec oltre che un vantaggio competitivo.
6.2 Rapporti con partiti, organizzazioni sindacali ed associazioni
Solmec non finanzia partiti né in Italia né all’estero, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica. Si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici (es. accettazione di segnalazioni ai fini delle assunzioni, contratti di consulenza).
6.3 Rapporti istituzionali
Ogni rapporto con le istituzioni pubbliche locali, nazionali ed internazionali riconducibile alla normale attività amministrativa è orientata a criteri di trasparenza e correttezza, evitando atteggiamenti di natura collusiva.
Al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti, i contatti con gli interlocutori istituzionali devono avvenire esclusivamente tramite referenti che abbiano ricevuto esplicito mandato dai legali rappresentanti di Solmec.
7. CRITERI DI CONDOTTA RELATIVI AD ATTIVITÀ DI NATURA CONTABILE, AMMINISTRATIVA O FINANZIARIA
A tutti i soggetti (dipendenti e/o consulenti) che a qualunque titolo, anche quali meri fornitori di dati, siano coinvolti nella formazione del bilancio e di documenti similari, o comunque di documenti che rappresentino la situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società, nonché in particolare agli amministratori, ai sindaci, ai revisori e chi ricopre posizioni apicali:
- è fatto obbligo di fornire la massima collaborazione per le rispettive competenze; di garantire la completezza e la chiarezza delle informazioni fornite nonché l'accuratezza dei dati e delle elaborazioni;
- è vietato esporre fatti non rispondenti al vero, anche se oggetto di valutazione, ovvero omettere informazioni od occultare dati in violazione diretta o indiretta dei principi normativi e delle regole procedurali interne, in modo da indurre in errore i destinatari dei sopra menzionati documenti.
L’eventuale condotta illecita sarà considerata come commessa in danno di Solmec stessa.
E’ vietato impedire o comunque ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo o di revisione legalmente attribuite ai soci, al collegio sindacale, all'Organismo di Vigilanza o ai revisori.
E’ vietato determinare la maggioranza in assemblea con atti simulati o fraudolenti.
E’ fatto obbligo di comunicare a tutti gli amministratori eventuali conflitti di interesse.
E’ vietato diffondere notizie false o porre in essere operazioni simulate o altri artifici tali da provocare una sensibile alterazione del prezzo di strumenti finanziari quotati o non quotati.
A tutti coloro che hanno rapporti con le autorità pubbliche di vigilanza, nonché agli amministratori, ai sindaci, revisori e a chi ricopre posizioni apicali è vietato ostacolarne le funzioni.
E’ altresì vietato, nelle comunicazioni alle predette autorità, esporre fatti non corrispondenti al vero, anche se oggetto di valutazione, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società, o occultare con altri mezzi fraudolenti, in tutto o in parte, fatti inerenti la situazione medesima che avrebbero dovuto essere comunicati.
8. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO
8.1 Conoscenza e comprensione del Codice Etico
Il Codice Etico viene portato a conoscenza delle parti interessate interne ed esterne alla Società per mezzo di apposite attività di comunicazione e diffusione. Il Codice Etico viene distribuito a tutti i dipendenti in fase di assunzione ed a tutti i soggetti terzi che entrano in rapporto di affari con Solmec.
Internamente alla Società, l'adeguata conoscenza e comprensione del Codice Etico da parte di tutto il personale viene assicurata attraverso programmi di informazione e formazione definiti secondo le regole stabilite dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo aziendale, di cui il Codice Etico è parte integrante.
E' nella responsabilità di ciascun dipendente consultare il proprio responsabile diretto per qualsiasi chiarimento relativo all’interpretazione o all’applicazione delle regole di comportamento contenute nel Codice Etico.
8.2 Controllo e aggiornamento
All'Organismo di Vigilanza sono attribuiti i seguenti compiti:
- verificare l’applicazione ed il rispetto del Codice Etico attraverso un'attività di monitoraggio consistente nell’accertare e promuovere il miglioramento continuo dell'etica nell’ambito di Solmec;
- monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Codice Etico, garantendo lo sviluppo delle attività di comunicazione e formazione etica, analizzando ed integrando le proposte di revisione delle politiche e delle procedure aziendali con significativi impatti sull’etica di Solmec;
- ricevere e analizzare le segnalazioni in tema di violazione del Codice Etico da parte di tutte le parti interessate;
- provvedere alla periodica revisione del Codice Etico.
9. SISTEMA SANZIONATORIO
9.1 Sanzioni dipendenti/collaboratori
La violazione del presente codice etico costituirà Illecito disciplinare o inadempimento alle obbligazioni contrattuali del rapporto di lavoro dipendente o funzionale o di collaborazione professionale, con ogni conseguente effetto di legge e di contratto anche ai sensi dell’art. 2104 e 2105 c.c. darà inoltre diritto all’Azienda di applicare le sanzioni disciplinari previste dal CCNL e dal codice disciplinare.
9.2 Sanzioni Amministratori/ Sindaci
Se la violazione del presente codice è posta in essere da Amministratori o Sindaci della Società sorge una responsabilità ai sensi dell’art. 2392 e 2407 c.c. oltre che la possibilità di applicazioni delle sanzioni previste nel Modello Organizzazione Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
